Wie Sie mit Automatisierung Werte in Ihrem Unternehmen freisetzen

Drei wichtige Erkenntnisse aus unserem Webinar zur Implementierung von Automatisierung

Am 1. Juni 2022 veranstaltete Volaris ein Webinar, um zu erörtern, wie Automatisierung Unternehmen helfen kann, versteckte Werte zu erschließen. Die Teilnehmer erhielten Einblicke in die Gespräche, die unsere Führungskräfte regelmäßig führen, wenn sie Teil einer globalen Gemeinschaft von mehr als 100 Softwareunternehmen sind.

Haben Sie das Webinar verpasst? Kein Problem. Lesen Sie unten eine Zusammenfassung des Webinars oder sehen Sie sich das gesamte Webinar an.

Mark Miller, CEO der Volaris Group, war Gastgeber der Veranstaltung und moderierte die Frage- und Antwortrunde, während Chief Strategy Officer Alice Luo das Panel leitete.

Luo berichtete über aktuelle Untersuchungen und Analysen zur Automatisierung, die ihr Strategieteam erstellt hat – ein Team, das viele Volaris-Unternehmen berät.

Die Teilnehmer hörten zudem von zwei Führungskräften aus Unternehmen, die zu Volaris gehören:

• Bryn Jenkins, CEO von Four Js, dessen Unternehmen 2021 übernommen wurde. Seitdem nutzt Four Js die Automatisierung, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.
• Bobby Floujeh, General Manager von Function Point, der erfolgreich Automatisierungstools eingesetzt hat, um die Kundenabwanderung zu minimieren. Function Point wurde 1997 Teil von Volaris.

Wichtigste Erkenntnis Nr. 1: Sie unterschätzen höchstwahrscheinlich den potenziellen Wert und Nutzen der Automatisierung in Ihrem Unternehmen.

Laut den von Luo zitierten Daten haben Unternehmen sowohl in Niedriglohn- als auch Hochlohnberufen die Möglichkeit, Automatisierung gezielt einzusetzen. Obwohl die Senkung der Arbeitskosten ein Hauptmotiv für Automatisierung ist, zeigen Daten aus der Bain Automation Survey, dass das Interesse von Unternehmen weit über reine Kosteneinsparungen hinausgeht – insbesondere nach COVID-19.

Unternehmen setzen Automatisierung zunehmend ein, um:

• das Kundenerlebnis zu verbessern,
• Risiken zu verringern, und
• mehr Geschäftseinblicke zu gewinnen.

Automatisierung kann die Qualität und Produktivität in verschiedenen Unternehmensbereichen steigern, darunter Produktion, Dienstleistungen, Vertrieb und Marketing.

Automatisierung kann einen Mehrwert schaffen durch:

• Schnellere Servicezeiten und kürzere Bearbeitungszeiten,
• Erhöhte Flexibilität und Skalierbarkeit mit der Möglichkeit, rund um die Uhr zu arbeiten und sich einfach an wechselnde Anforderungen anzupassen, sowie
• Verbesserte Qualitätskontrolle, möglicherweise sogar eine 100%ige Fehlervermeidung durch präzisere Rückverfolgbarkeit.

Jenkins und Floujeh beobachteten zwei besonders große Automatisierungstrends bei ihren Kunden:

1. Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) – nutzt gesammelte Daten, navigiert durch Systeme und extrahiert relevante Informationen.
2. All-in-One-Lösungen – integrieren verschiedene Unternehmenslösungen in ein einziges System, um Prozesse effizienter zu gestalten.

Mark Miller schilderte eigene Erfahrungen mit Automatisierung in der Entwicklung von Software für Verkehrsbetriebe.

Er erklärte:

„Manchmal machen Menschen Dinge auf eine bestimmte Art und Weise, nur weil sie es schon immer so gemacht haben – aber das ist nicht immer richtig. Oft kann man Prozesse verbessern, indem man sich die einzelnen Schritte ansieht, die mit der Automatisierung eines Ablaufs verbunden sind.“

Wichtigste Erkenntnis Nr. 2: Investieren Sie Zeit in die Analyse, wie Ihre Mitarbeiter mehr Wert für das Unternehmen schaffen können, wenn sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden.

Floujeh kann sich gut in kleinere Unternehmen mit weniger Mitarbeitern hineinversetzen – genau jene Arbeitsplätze, an denen Automatisierung einen großen Einfluss haben kann. Aus der Sicht von Function Point gehört zu seinen ersten Empfehlungen an Unternehmen die zentrale Frage:

„Wie kann ich mehr aus dem herausholen, was ich bereits habe?“

Wenn Unternehmen über Automatisierung nachdenken, rät Floujeh, sich drei Schlüsselfragen klar vor Augen zu führen:

1. Welches Problem soll gelöst werden?
2. Welches Ziel verfolgt die Automatisierung?
3. Welchen Mehrwert bringt die Automatisierung konkret?

Anschließend empfiehlt er, den Problemen eine Priorität zuzuweisen und zu bestimmen, welches Problem durch Automatisierung den größten Nutzen bringen würde. Bei der Implementierung von Automatisierungstools bei Function Point stellte Floujeh zudem die Frage:

„Wie können wir geringwertige, sich wiederholende Prozesse automatisieren, damit wir uns mehr auf Kunden, Mitarbeiter und hochwertige Aufgaben konzentrieren können?“

Durch automatisierte Berichte und maschinelles Lernen erkannte Function Point anhand seiner Daten, dass einige Kunden nicht genug Aufmerksamkeit vom Kundenbetreuungsteam erhielten. Daraufhin nutzte das Unternehmen maschinelles Lernen, um vorherzusagen, welche Kunden von Abwanderung bedroht sein könnten.

Im nächsten Schritt wurden interne Prozesse angepasst, um Mitarbeiter von wiederholenden Aufgaben zu entlasten und mehr Berührungspunkte zwischen Kunden und Vertriebsmitarbeitern zu ermöglichen.

Das Ergebnis: Geringere Kundenabwanderung sowie bessere Kundenbetreuung.

„Wir konnten nicht nur durch die Software, sondern vor allem auf der menschlichen Seite echten Mehrwert schaffen.“
– Bobby Floujeh, General Manager, Function Point

Four Js hat bereits nach wenigen Monaten positiven Nutzen aus der Automatisierung interner Prozesse gezogen. Neue Tools ermöglichen es dem Unternehmen, die Ablenkung der Vertriebsmitarbeiter bei der internen Berichterstattung zu reduzieren. Während Mitarbeiter früher häufig andere Kollegen aufsuchen mussten, um die neuesten Informationen zu erhalten, wollte Four Js sicherstellen, dass diese sofort und fehlerfrei verfügbar sind. Dank Echtzeitdaten hat Four Js nun einen besseren Überblick über das Unternehmen und kann fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen.

Die Mitarbeiter sind besser in der Lage, schnell auf Muster zu reagieren, die sie in den Berichtsdaten erkennen.

Wichtige Erkenntnis #3: Unterschätzen Sie nicht, wie wichtig es ist, bei der Einführung automatisierter Prozesse die Zustimmung der Mitarbeiter zu erhalten und das Change Management zu beherrschen.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann Veränderungen in der Arbeitsweise der Mitarbeiter mit sich bringen. Beide Diskussionsteilnehmer betonten daher, wie entscheidend es ist, das gesamte Team von Anfang an in die Veränderungen einzubinden.

Sowohl Jenkins als auch Floujeh holten sich die aktive Zustimmung ihrer Teams, indem sie Änderungen transparent kommunizierten und Mitarbeiter aktiv in den Prozess einbezogen. Bei Four Js achtete Jenkins darauf, dem Team keine neuen Initiativen aufzuzwingen. Stattdessen teilte er als Unternehmensleiter seine Ideen offen mit den Mitarbeitern, sodass die Automatisierung zu einem gemeinsamen Ziel innerhalb der Gruppe wurde.

Auch Floujeh von Function Point machte ähnliche Erfahrungen. Das Team investierte gezielt in Automatisierung, weil die Mitarbeiter fortlaufend Daten über die Vorteile der neuen Prozesse austauschten. Diese offene Kommunikation verdeutlichte den Mehrwert der Automatisierungstools für das Unternehmen und sorgte für eine breite Akzeptanz der Veränderungen.

Erfahren Sie mehr über Automatisierung bei Volaris:

• Sehen Sie sich das vollständige Webinar zur Automatisierung an
• Lesen Sie eine Zusammenfassung der Arbeit des Volaris-Strategieteams darüber, wie Automatisierung die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen erhöhen kann
• Lesen Sie mehr über die Vertikale der Softwareentwicklung, zu der Four Js gehört
• Lesen Sie mehr über die Creative Industries, zu der Function Point gehört
• Besuchen Sie die Four Js Website
• Besuchen Sie die Function Point Website