Bevor Sie ausbrennen: Der Umgang mit kognitiver Überlastung bei der Arbeit

Nachdenken hat Gewicht. Genauso wie Multi-Tasking. Und Stress. Wir haben einige ziemlich ernsthafte Metaphern für das, was passiert, wenn das Gewicht zu groß wird – Überlastung und Burnout.

Im Gegensatz zu körperlichen Schmerzen kann eine kognitive Überlastung schwer zu erkennen sein, vor allem, wenn Sie es gewohnt sind, sich regelmäßig anzustrengen, denn dann ist Ihre Basislinie aus dem Gleichgewicht geraten. Viele Menschen haben jedoch auch körperliche Symptome, wenn sie ausgebrannt sind:

• Sie fühlen sich überwältigt oder erschöpft
• Das Gefühl, keinen Kontakt zu Ihren Gefühlen und Emotionen zu haben
• Mangelnder Enthusiasmus für Dinge, die Ihnen normalerweise Freude bereiten
• Magenbeschwerden und Verdauungsprobleme
• Kopfschmerzen
• Veränderungen des Appetits
• Schlafprobleme, einschließlich gestörtem Schlaf oder Müdigkeit.

Neben den Symptomen, die nur für die Person erkennbar sind, die ein Burnout erleidet, gibt es weitere deutliche Anzeichen, die sich in unseren täglichen Aufgaben und Arbeitsbeziehungen bemerkbar machen können:

• Langsamere Reaktionszeiten
• Ungeduld mit Anfragen oder Arten von E-Mails, die Sie regelmäßig bearbeiten
• Schwierigkeiten bei der Verarbeitung neuer Informationen
• Mehr Fehler als üblich, einschließlich häufiger „dummer“ Fehler und verpasster Fristen
• Widerstand gegen Veränderungen (z.B. neue Prozesse, neue Veränderungsinitiativen)
• Überwiegend negative Interpretationen der Kommentare, des Verhaltens oder der Handlungen anderer Menschen.

Was ist kognitive Überlastung? Was ist Burnout?

Die kognitive Belastung beschreibt, wie stark Ihr Arbeitsgedächtnis ausgelastet ist. Es gibt 3 Arten von kognitiver Belastung:

1. Intrinsisch: Allgemeiner Aufwand im Zusammenhang mit einem bestimmten Thema. Je komplizierter das Thema ist, desto mehr Aufwand ist erforderlich, um es zu bearbeiten.
2. Äußerlich: Die Art und Weise, wie Ihnen Informationen oder Themen präsentiert werden. Komplizierte, unübersichtliche oder dichte Materialien/Schnittstellen erfordern mehr Verarbeitung.
3. Germane: Der Aufwand, der mit der Erstellung eines permanenten Wissensspeichers verbunden ist. Dies geschieht über Schemata (ein Rahmen oder System zur Verarbeitung neuer Informationen). Wenn Sie überflüssige Anstrengungen auf den Aufbau von Schemata umleiten können, können Sie die kognitive Belastung verringern.

Kognitive Überlastung tritt auf, wenn wir versuchen, mehr Informationen zu verarbeiten, als unser Verstand bequem verarbeiten kann. Wenn dann noch Stressfaktoren und ein übervoller Terminkalender hinzukommen, wird es noch schlimmer.

Hinzu kommt, dass Sie bei der Entscheidungsfindung nach mehr Informationen suchen, in der Hoffnung, bessere Entscheidungen treffen zu können. Wenn Sie sich jedoch in einer Überlastungssituation befinden, kann dies Ihre Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen, tatsächlich verzögern/verhindern (z.B. Analyseparalyse).

Burnout beschreibt eine Kombination aus körperlicher, emotionaler und geistiger Erschöpfung, die durch eine anhaltende Stressperiode oder ein plötzliches und kritisches Stressereignis verursacht wird, wie z.B. eine Veränderung der Gesundheit, Elternschaft, Pflege oder andere Lebensfaktoren.

Bei einem Burnout fühlen Sie sich häufig emotional und zwischenmenschlich abgekoppelt. Es mangelt Ihnen an Interesse, an Energie, an Leistung und Sie fühlen sich zynischer als sonst.

Wenn Sie nichts dagegen unternehmen, kann die kognitive Überlastung bei der Arbeit nicht nur Ihr Wohlbefinden, sondern auch die Teamdynamik und die allgemeine Produktivität beeinträchtigen. Burnout ist ein ernsthafter Zustand, der langfristige Auswirkungen auf Ihre Gesundheit, Ihre Karriere und Ihr Team haben kann.

Das Gehirn braucht einige Hacks, um eingehende Informationen besser zu verarbeiten

Srini Pillay schlägt vor, dass Sie sich Ihr Gehirn wie einen Staubsauger vorstellen. In der Standardeinstellung saugt er jede Information auf, die ihm in den Weg kommt. Eine Feinabstimmung der Einstellungen hilft Ihnen, die Überlastung zu reduzieren:

1. Stellen Sie die Feedback-Einstellung von „global“ auf „lokal“ um: Bei globalem Feedback denken Sie über alle vorherigen Aktivitäten nach, während Sie bei lokalem Feedback über das nachdenken, was gerade passiert ist, und das hilft Ihnen, Multitasking effizienter zu betreiben. Wenn Sie viel zu tun haben, sollten Sie eine kurze Pause einlegen, um zu bewerten, wie die letzte Aufgabe gelaufen ist und wie sie mit der nächsten Aufgabe zusammenhängen könnte. Vermeiden Sie es, über den ganzen Tag nachzudenken.
2. Setzen Sie einen Filter auf den Behälter. Das Kurzzeitgedächtnis hat Grenzen. Wenn Informationen, an die Sie sich nicht erinnern müssen, Platz wegnehmen, ist das eine Ablenkung. TMI ist eine reaktive Filterung, die Ihrem Gehirn signalisiert, dass es das, was Sie gerade gehört haben, nicht aufnehmen soll. Mit proaktiver Filterung bereiten Sie Ihr Gehirn darauf vor, das Gehörte zu ignorieren, anstatt auf TMI zu warten. Schalten Sie zum Beispiel Benachrichtigungen aus oder verwalten Sie Ihren Posteingang.
3. Schalten Sie den Mixer ein. Sie können in Ihrem Gehirn Platz schaffen, indem Sie Ideen miteinander verbinden, was Ihnen hilft, mehr Informationen zu verarbeiten. Wenn Sie konzentriert sind, befindet sich Ihr Gehirn im Sammel- und nicht im Verbindungsmodus. Wenn Sie unkonzentriert sind, schaltet Ihr Gehirn den Verbindungsmodus ein. Deshalb kann es so hilfreich sein, sich zurückzuziehen oder spazieren zu gehen; das fördert den Verbindungsmodus.
4. Absichtlich vergessen. Es gibt Dinge, die wir nicht vergessen können, wie z.B. einen Verweis oder wenn Sie Mist gebaut haben. Je älter wir werden, desto länger halten wir Dinge fest und desto schlechter gelingt es uns, sie absichtlich zu vergessen. Sobald die lästige Erinnerung auftaucht, schalten Sie Ihre Lieblingsmusik ein oder schauen Sie sich Ihr Lieblingsbild an, um zu üben.
5. Tanken Sie neue Energie. Wenn es Ihrem Körper an Energie mangelt, leidet auch Ihr Gehirn. Bewegung, Yoga und andere energieerzeugende Aktivitäten verschaffen Ihrem Gehirn eine Pause. Wenn Sie in Ihren Tag Zeit einplanen, um sich von der Arbeit abzulenken, wird sich Ihr Gehirn verjüngen.

Einige Ursachen für kognitive Überlastung und Burnout

Obwohl sie miteinander verwandt sind, sind die Ursachen von kognitiver Überlastung und Burnout etwas unterschiedlicher Natur. Und Sie können das eine ohne das andere haben.

Kognitive Überlastung kann verursacht werden durch:

1. Ablenkungen. Sie können bei der Arbeit und im Privatleben abgelenkt werden. Dinge wie Lärm, Unterbrechungen, persönliche Stressfaktoren, häufige Benachrichtigungen oder sogar aktuelle Ereignisse können Ablenkungen sein. Für manche beeinträchtigen Großraumbüros auch die Konzentration.
2. Informationen überall, die ganze Zeit. E-Mails, Fragen, Anfragen, Daten, Diagramme, Berichte – es gibt eine Menge Input und es hört nie auf. Es kann schwierig werden, herauszufinden, was relevant ist, und die Informationen zu behalten, die für gute Entscheidungen benötigt werden.
3. Unklarheit. Unklare Ziele oder Erwartungen können Sie überfordern, vor allem, wenn Sie bereits beschäftigt sind. Sie müssen mentale Energie aufwenden, um herauszufinden, was zu tun ist. Stellen Sie sich das als mentale Reibung vor.
4. Multitasking und Aufgabenwechsel. Manchmal haben wir keine Wahl, aber Multitasking und das Wechseln von Aufgaben führen oft zu einer kognitiven Belastung. Die Energie, die wir aufwenden, um uns neu zu konzentrieren, kann die Effizienz und Produktivität beeinträchtigen.
5. Anhaltende Aufmerksamkeit. Andererseits verbrauchen Sie bei Aufgaben oder Arbeitsblöcken, die anhaltende Aufmerksamkeit und Konzentration ohne Pausen erfordern, ständig geistige Energie, ohne sich aufzuladen.
6. Arbeitsbelastung. Enge Fristen, hohe Erwartungen und ein übermäßiges Arbeitspensum können dazu führen, dass sich Mitarbeiter ständig im Rückstand fühlen. Ihr Bestreben, qualitativ hochwertige Arbeit abzuliefern und sich auf das zu konzentrieren, was getan werden muss, führt zu mehr kognitivem Stress.

Speziell in einer Arbeitssituation können einige Ursachen für Burnout sein:

1. Ändern Sie die Müdigkeit. Zwei Arten von Veränderungsmüdigkeit können zum Burnout beitragen: ständige Veränderungen in mehreren Aspekten Ihrer Arbeit oder mehrere Veränderungen in einem Bereich, in den Sie viel investiert haben. In beiden Fällen nimmt Ihre Fähigkeit, mit den Veränderungen umzugehen, mit der Zeit ab und wirkt sich darauf aus, wie engagiert Sie sich fühlen.
2. Unzureichende Belohnungen/Mangel an Anerkennung. Wenn Sie sich anstrengen und es keine angemessene Belohnung oder Anerkennung gibt, haben Sie eine geringere Toleranz gegenüber anderen Faktoren, die Ihre Arbeitsbedingungen beeinflussen. Ausreichende Frustrationen können zu Burnout führen.
3. Mangelnde Kontrolle. Wenn Sie das Gefühl haben, keine Macht über Ihren Arbeitsplan, Ihre Aufgaben oder Ihr Arbeitsumfeld zu haben, kann dies zu einem Burnout beitragen. Einige Beispiele: wenn Sie nicht an Entscheidungen beteiligt werden, die sich auf Ihre Rolle auswirken; wenn mehrere Teams ein gewisses Maß an Verantwortung für gemeinsame Ergebnisse haben, ohne dass es klare Zuweisungen gibt; wenn Mikro-Manager.
4. Erwartungen an den Job. Nicht zu wissen, was von Ihnen erwartet wird, kann Ängste auslösen und die Arbeitszufriedenheit verringern. Auch überzogene Erwartungen erhöhen den Stress und die Angst. Diese können von anspruchsvollen Vorgesetzten oder unerwarteten Situationen herrühren, z.B. wenn ein wichtiger Kollege ausscheidet und Sie für ihn einspringen müssen.
5. Werte. Manchmal stimmen Ihre persönlichen Werte nicht mit denen Ihres direkten Vorgesetzten, Ihres Teams oder Ihres Unternehmens überein. Das kann dazu führen, dass Sie sich in einem Konflikt befinden und sich von Ihrer Arbeit abgekoppelt fühlen. Besonders schwierig wird es, wenn es Gründe gibt, warum Sie Ihren Job nicht wechseln oder die Situation nicht ändern können.
6. Arbeitsbeziehungen. Wenn Sie sich von Kollegen ausgegrenzt fühlen, Konflikte bei der Arbeit erleben oder keine psychologische Sicherheit haben, sind Sie weniger gut in der Lage, mit Stressoren umzugehen.
7. Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Ihre Zeit und Ihre Energie sind begrenzt. Wenn von Ihnen erwartet wird, dass Sie über einen längeren Zeitraum hinweg mehr im Beruf oder im Leben leisten, ist ein Burnout wahrscheinlicher.
8. Arbeitsbelastung. Anhaltend hohe Anforderungen und lange Arbeitszeiten können zu chronischem Stress und Burnout führen.

Vorbeugung gegen Burnout

Hier sind einige präventive oder proaktive Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Überlastung zu reduzieren und ein Burnout zu verhindern:

1. Achten Sie auf Ihre körperliche und geistige Gesundheit. Vieles hängt mit regelmäßiger Bewegung, einer guten Ernährung, ausreichend Schlaf, Pausen und einem gesunden Unterstützungssystem für Sie zusammen. Leider vernachlässigen die meisten Menschen die ersten drei Punkte, wenn sie viel zu tun haben. Wenn die Dinge überwältigend sind, trennen sich die Menschen von ihrer persönlichen und beruflichen Unterstützung. Machen Sie das Kümmern zu einem Verhalten, das schwer zu brechen ist.
2. Verbessern Sie Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten. Es ist an der Zeit, gute Projektmanagementpraktiken einzuführen, und zwar jetzt und nicht erst dann, wenn Sie überlastet sind. Dazu gehört auch, dass Sie sich über Ihre Prioritäten im Klaren sind, damit Sie gut beurteilen können, was Ihre Aufmerksamkeit braucht, was delegiert werden kann, was verschoben werden kann usw.
3. Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement. Es gibt viele Techniken und Modelle, wie Sie Ihre Zeit verwalten können. Ein gutes Verfahren kann dazu beitragen, einige der Faktoren zu beseitigen, die zu kognitiver Überlastung und Burnout führen. Jeder gute Ansatz muss auch Zeit für eine Pause einschließen.
4. Begrenzen Sie Aufgaben mit hoher Konzentration. Überfrachten Sie Ihren Tag nicht mit anstrengenden Aufgaben oder langen Phasen, die viel Konzentration erfordern. Versuchen Sie, dies auf nicht mehr als vier Stunden pro Tag zu beschränken.
5. Überprüfen und straffen Sie die Informationskanäle. Sie sollten eine gewisse Kontrolle darüber haben, wie viele Informationen Sie erhalten und wann Sie diese erhalten. Überlegen Sie also, wie Sie den Informationsfluss verbessern können. Bringen Sie Ihr Team zum Beispiel dazu, die Anzahl der Kommunikationskanäle zu reduzieren, die Richtlinien zu verschärfen, wann welcher Kanal zu verwenden ist, oder Benachrichtigungen zu reduzieren/zu gruppieren.
6. Suchen Sie Stützen für ein besseres Gleichgewicht. Dies kann Ihre Familie, Ihren Manager oder andere Unterstützer betreffen. Vielleicht können diese Ihnen helfen, Arbeit und Leben besser zu vereinbaren, so dass Sie beides besser bewältigen können.
7. Sprechen Sie darüber und bitten Sie um Hilfe. Für viele von uns ist das ein schwieriges Thema. Aber die Symptome von Überlastung und Burnout frühzeitig zu erkennen und mit jemandem darüber zu sprechen, kann die Überlastung an sich schon verringern.

Adressierung

Wenn Sie mehrere Symptome von Überlastung oder Burnout bei sich feststellen, finden Sie hier einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können. Besonders bei Burnout ist es wichtig, dass Sie es nicht aufschieben.

1. Treten Sie zurück, um zu bewerten. Auch wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie keine Zeit haben, sollten Sie einen Schritt zurücktreten, um Ihr Arbeitspensum zu bewerten und Stressfaktoren/Herausforderungen zu identifizieren, die Ihre Produktivität beeinträchtigen. Zeichnen Sie sie auf oder schreiben Sie sie auf, damit Sie sie sehen können. Schreiben Sie dann konkrete Maßnahmen auf, die Sie ergreifen können, um sie zu beseitigen. Dazu können auch die Maßnahmen gehören, die im Abschnitt „Vorbeugen“ aufgeführt sind.
2. Kümmern Sie sich um sich selbst. Jeder Mensch entspannt sich auf seine eigene Art und Weise, so dass es von Person zu Person unterschiedlich aussieht, sich Zeit für sich selbst zu nehmen. Das Wichtigste ist, dass Sie sich keine schädlichen Verhaltensweisen zulegen, um dies zu kompensieren, wie z.B. übermäßiges Genießen.
3. Sprechen Sie mit Ihrem Manager. Teilen Sie ihnen Ihre Situation mit, sprechen Sie über Ihre Sorgen und Optionen und bitten Sie sie um Rat. Sie können Ihre Prioritäten klären und Ihnen eine realistische Prognose für die nächsten Schritte geben. Unter Umständen können Sie sich einen Job ansehen, der besser zu Ihnen passt.
4. Holen Sie medizinischen/fachlichen Rat ein. Wenn ein Burnout schwerwiegend ist, kann es zu Depressionen, Angstzuständen und chronischem Stress führen. Es ist wichtig, dass Sie ärztlichen/professionellen Rat einholen. Möglicherweise verfügt Ihr Unternehmen über ein EAP (Employee Assistance Program), das Ihnen mit Ressourcen helfen kann.