Avant de vous épuiser : Faire face à la surcharge cognitive au travail

La réflexion a du poids. Tout comme le multitâche. Et le stress. Nous disposons de métaphores assez sérieuses pour décrire ce qui se produit lorsque le poids est trop important : la surcharge et l’épuisement professionnel.

Contrairement à la douleur physique, la surcharge cognitive peut être difficile à reconnaître, surtout si vous avez l’habitude de vous surpasser régulièrement, parce que votre ligne de base sera déréglée. Cependant, de nombreuses personnes présentent également des symptômes physiques lorsqu’elles sont épuisées :

• Sentiment d’accablement ou d’épuisement
• Vous vous sentez déconnecté de vos sentiments et de vos émotions
• Manque d’enthousiasme pour les choses qui vous procurent habituellement de la joie
• Maux d’estomac et problèmes digestifs
• Douleur à la tête
• Changements d’appétit
• Problèmes de sommeil, y compris un sommeil perturbé ou de la fatigue.

Outre les symptômes qui ne sont reconnaissables que par la personne en burnout, il existe d’autres signes évidents qui peuvent commencer à se manifester dans nos tâches quotidiennes et nos relations de travail :

• Des temps de réponse plus lents
• Impatience à l’égard de demandes ou de types d’e-mails que vous traitez régulièrement
• Difficulté à traiter de nouvelles informations
• Plus d’erreurs que d’habitude, y compris de fréquentes erreurs « stupides » et des délais non respectés
• Résistance au changement (par exemple, nouveaux processus, nouvelles initiatives de changement)
• Interprétation essentiellement négative des commentaires, de la conduite ou des actions d’autres personnes.

Qu’est-ce que la surcharge cognitive ? Qu’est-ce que l’épuisement professionnel ?

La charge cognitive décrit la quantité de ressources de votre mémoire de travail qui sont utilisées. Il existe trois types de charge cognitive :

1. Intrinsèque : effort général associé à un sujet spécifique. Plus le sujet est complexe, plus l’effort requis pour le traiter est important.
2. Extrême : La manière dont les informations ou les sujets vous sont présentés. Les documents/interfaces compliqués, désorganisés ou denses nécessitent un traitement plus important.
3. Germane : L’effort associé à la création d’une réserve permanente de connaissances. Cela se fait par le biais de schémas (un cadre ou un système de traitement des nouvelles informations). Si vous pouvez réorienter les efforts superflus vers la construction de schémas, vous pouvez réduire la charge cognitive.

La surcharge cognitive se produit lorsque nous essayons de traiter plus d’informations que ce que notre esprit peut supporter. Ajoutez-y des facteurs de stress et un emploi du temps surchargé, et la situation s’aggrave.

En outre, lorsqu’il s’agit de prendre des décisions, vous pouvez rechercher davantage d’informations dans l’espoir de prendre de meilleures décisions. Cependant, si vous êtes en situation de surcharge, cela peut en fait retarder/confondre votre capacité à prendre des décisions (par exemple, paralysie de l’analyse).

Le burnout décrit une combinaison d’épuisement physique, émotionnel et mental causé par une période prolongée de stress ou par un événement stressant soudain et critique, tel qu’un changement de santé, de parentalité, de soins ou d’autres facteurs de la vie.

En cas d’épuisement professionnel, il est courant de se sentir déconnecté sur le plan émotionnel et interpersonnel. Vous manquerez d’intérêt, d’énergie et d’accomplissement, et vous vous sentirez plus cynique que d’habitude.

Si vous ne vous en occupez pas, la surcharge cognitive au travail peut affecter non seulement votre bien-être, mais aussi la dynamique de l’équipe et la productivité globale. L’épuisement professionnel est une affection grave qui peut avoir des répercussions à long terme sur votre santé, votre carrière et votre équipe.

Le cerveau a besoin de quelques astuces pour mieux gérer les informations qui lui parviennent

Srini Pillay vous propose d’ imaginer que votre cerveau est un aspirateur. Réglé par défaut, il aspire toutes les informations qui se trouvent sur son chemin. Un réglage précis vous permet de réduire la surcharge :

1. Réglez le paramètre de retour d’information de « global » à « local » : Avec le feedback global, vous réfléchissez à toutes les activités antérieures, tandis qu’avec le feedback local, vous réfléchissez à ce qui vient de se passer, ce qui vous permet d’être plus efficace en multitâche. Lorsque vous êtes occupé, faites une brève pause « déconcentrée » pour évaluer le déroulement de la dernière tâche et son rapport avec la suivante. Évitez de penser à la journée entière.
2. Placez un filtre sur le récipient. La mémoire à court terme a des limites. Lorsque des informations dont vous n’avez pas besoin de vous souvenir prennent de la place, c’est une distraction. Le TMI est un filtrage réactif qui envoie un message à votre cerveau pour qu’il n’absorbe pas ce que vous venez d’entendre. Avec le filtrage proactif, vous préparez votre cerveau à ignorer au lieu d’attendre le TMI. Par exemple, en désactivant les notifications ou en gérant votre boîte de réception.
3. Mettez le mixeur en marche. Vous pouvez faire de la place dans votre cerveau en reliant les idées, ce qui vous aide à traiter davantage d’informations. Lorsque vous êtes concentré, votre cerveau est en mode collecte et non en mode connexion. Les moments de déconcentration activent les circuits de connexion de votre cerveau. C’est pourquoi il peut être très utile de prendre du recul ou de faire une promenade, car cela facilite le mode connexion.
4. Oublier délibérément. Il y a des choses que nous ne pouvons pas oublier, comme une réprimande ou une erreur. Avec l’âge, nous retenons les choses plus longtemps et nous sommes moins doués pour oublier délibérément. Pour vous entraîner, dès que le souvenir gênant commence à se former, mettez votre musique préférée ou regardez votre image préférée.
5. Réveillez votre énergie. Lorsque votre corps manque d’énergie, votre cerveau en souffre également. L’exercice, le yoga et d’autres activités génératrices d’énergie permettent à votre cerveau de faire une pause. En prévoyant dans votre journée des moments pour vous changer les idées, vous aiderez à rajeunir votre cerveau.

Quelques causes de surcharge cognitive et d’épuisement professionnel

Bien qu’elles soient liées, les causes de la surcharge cognitive et de l’épuisement professionnel sont de nature quelque peu différente. L’une ne va pas sans l’autre.

La surcharge cognitive peut être causée par

1. Distractions. Vous pouvez être confronté à des distractions professionnelles et personnelles. Le bruit, les interruptions, les facteurs de stress personnels, les notifications fréquentes ou même l’actualité sont autant de sources de distraction. Pour certains, les bureaux à aire ouverte ont également un impact sur la concentration.
2. L’information est partout, tout le temps. Courriels, questions, demandes, données, graphiques, rapports – les entrées sont nombreuses et ne s’arrêtent jamais. Il peut devenir difficile de trier ce qui est pertinent et de retenir les informations nécessaires pour prendre de bonnes décisions.
3. Manque de clarté. Des objectifs ou des attentes peu clairs peuvent vous submerger, surtout lorsque vous êtes déjà très occupé. Vous devez dépenser de l’énergie mentale pour comprendre ce qui doit être fait. Considérez cela comme une friction mentale.
4. Multitâches et changement de tâches. Parfois, nous n’avons pas le choix, mais le multitâche et le changement de tâche entraînent souvent une fatigue cognitive. L’énergie que nous utilisons pour nous recentrer peut avoir un impact sur l’efficacité et la productivité.
5. Attention soutenue. D’autre part, pendant les tâches ou les blocs de travail qui exigent une attention et une concentration soutenues sans pause, vous consommez constamment de l’énergie mentale sans la recharger.
6. Charge de travail. Des délais serrés, des attentes élevées et une charge de travail excessive peuvent donner aux employés le sentiment d’être perpétuellement à la traîne. Votre volonté de fournir un travail de qualité et de rester concentré sur ce qui doit être fait créera davantage de stress cognitif.

Dans le cadre du travail, les causes de l’épuisement professionnel peuvent être les suivantes :

1. Fatigue du changement. Deux types de fatigue liée au changement peuvent contribuer à l’épuisement professionnel : des changements continus dans de multiples aspects de votre travail ou des changements multiples dans un domaine dans lequel vous êtes très investi. Dans les deux cas, votre capacité à gérer les changements diminuera au fil du temps et aura une incidence sur votre degré d’engagement.
2. Récompenses insuffisantes/manque de reconnaissance. Si vous faites des efforts et qu’il n’y a pas de récompenses ou de reconnaissance adéquates, votre tolérance à l’égard de tout autre facteur ayant un impact sur vos conditions de travail sera plus faible. Des frustrations suffisantes peuvent conduire à l’épuisement professionnel.
3. Manque de contrôle. Si vous vous sentez impuissant face à votre emploi du temps, vos tâches ou votre environnement de travail, cela peut contribuer à l’épuisement professionnel. Quelques exemples : vous n’êtes pas impliqué dans les décisions qui ont un impact sur votre rôle ; plusieurs équipes ont un certain droit de propriété sur des résultats communs sans que les attributions soient claires ; les micro-managers.
4. Attentes professionnelles. Ne pas savoir ce que l’on attend de vous peut créer de l’anxiété et réduire la satisfaction au travail. Les attentes démesurées augmentent également le stress et l’anxiété. Elles peuvent provenir de chefs exigeants ou de situations inattendues telles que le départ d’un collègue clé et la nécessité de prendre le relais.
5. Valeurs. Il arrive que vos valeurs personnelles ne correspondent pas à celles de votre supérieur hiérarchique, de votre équipe ou de votre entreprise. Vous pouvez alors vous sentir en conflit et déconnecté de votre travail. La situation devient particulièrement difficile s’il y a des raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas changer de travail ou de situation.
6. Relations de travail. Si vous vous sentez exclu par vos collègues, si vous êtes confronté à des conflits au travail ou si vous ne bénéficiez pas d’une sécurité psychologique, votre capacité à faire face aux facteurs de stress sera plus faible.
7. Équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Votre temps et votre énergie sont limités et lorsque l’on attend de vous que vous donniez plus, que ce soit au travail ou dans la vie, sur une période prolongée, l’épuisement est plus probable.
8. Charge de travail. Les exigences élevées et les longues heures de travail peuvent entraîner un stress chronique et un épuisement professionnel.

Prévenir l’épuisement professionnel

Voici quelques mesures préventives ou proactives que l’on peut prendre pour réduire la surcharge et éviter l’épuisement professionnel :

1. Prenez soin de votre santé physique et mentale. Il s’agit en grande partie de faire de l’exercice régulièrement, d’avoir une bonne alimentation, de dormir suffisamment, de faire des pauses et de disposer d’un système de soutien sain. Malheureusement, lorsque l’activité est intense, les gens renoncent aux trois premiers éléments ; lorsque l’activité est débordante, les gens se déconnectent de leurs soutiens personnels et professionnels. Faites de la prise en charge un comportement difficile à abandonner.
2. Améliorez vos compétences en matière de gestion de projet. C’est maintenant qu’il faut mettre en place de bonnes pratiques de gestion de projet, et non pas au moment de la surcharge de travail. Vous devez notamment vous assurer que vous disposez de lignes directrices claires sur vos priorités afin de pouvoir exercer un bon jugement sur ce qui requiert votre attention, ce qui peut être délégué, ce qui peut être repoussé, etc.
3. Améliorez vos compétences en matière de gestion du temps. Il existe de nombreuses techniques et modèles de gestion du temps. La mise en place d’un bon processus peut contribuer à éliminer certains des facteurs qui conduisent à la surcharge cognitive et à l’épuisement professionnel. Toute bonne approche doit prévoir des temps de pause.
4. Limitez/contenez les tâches à forte concentration. Ne surchargez pas votre journée avec des tâches exigeant un effort important ou de longues périodes de concentration. Essayez de vous limiter à quatre heures par jour.
5. Revoir et rationaliser les canaux d’information. Vous devriez avoir un certain contrôle sur la quantité d’informations que vous recevez et sur le moment où vous les recevez, alors réfléchissez à la manière dont vous pouvez améliorer le flux. Par exemple, demandez à votre équipe de réduire le nombre de canaux de communication, de renforcer les directives sur le moment d’utiliser tel ou tel canal, ou de réduire/grouper les notifications.
6. Recherchez des soutiens pour un meilleur équilibre. Il peut s’agir de votre famille, de votre supérieur hiérarchique ou d’autres personnes de confiance. Ils peuvent vous aider à mieux concilier travail et vie privée, ce qui augmentera votre capacité à gérer les deux.
7. Parlez-en et demandez de l’aide. Pour beaucoup d’entre nous, il s’agit d’une question difficile. Mais reconnaître rapidement les symptômes de la surcharge et de l’épuisement et en parler à quelqu’un peut réduire la surcharge elle-même.

L’aborder

Si vous présentez plusieurs symptômes de surcharge ou d’épuisement professionnel, voici quelques mesures à prendre. Dans le cas de l’épuisement professionnel en particulier, il est important que vous ne remettiez pas les choses à plus tard.

1. Prenez du recul pour évaluer la situation. Même si vous avez l’impression de ne pas avoir le temps, prenez du recul pour évaluer votre charge de travail et identifier les facteurs de stress et les défis qui nuisent à votre productivité. Faites-en un plan ou écrivez-les de manière à pouvoir les voir. Rédigez ensuite les actions spécifiques que vous pouvez entreprendre pour y remédier. Ces actions peuvent inclure celles énumérées dans la section « prévenir ».
2. Prenez soin de vous. Chacun débranche à sa manière, et prendre du temps pour soi sera donc différent d’une personne à l’autre. L’essentiel est de ne pas se laisser aller à des comportements néfastes pour compenser, comme les excès.
3. Parlez-en à votre responsable. Faites-leur part de votre situation, parlez de vos préoccupations et de vos options, et demandez-leur leur avis. Ils pourront peut-être clarifier vos priorités et vous donner des prévisions réalistes pour la suite. Dans certaines circonstances, vous pouvez envisager des emplois qui vous conviendraient mieux.
4. Demandez l’avis d’un médecin ou d’un professionnel. Si l’épuisement professionnel est grave, il peut conduire à la dépression, à l’anxiété et au stress chronique. Il est important de demander l’avis d’un médecin ou d’un professionnel – votre entreprise dispose peut-être d’un PAE (programme d’aide aux employés) qui peut vous aider à trouver des ressources.