Før du brænder ud: Håndtering af kognitiv overbelastning på arbejdet

At tænke har betydning. Det samme gør multitasking. Og stress. Vi har nogle ret alvorlige metaforer for, hvad der sker, når vægten bliver for stor – overbelastning og udbrændthed.

I modsætning til fysisk smerte kan kognitiv overbelastning være svær at genkende, især hvis du er vant til at presse dig selv regelmæssigt, fordi din baseline vil være ude af balance. Men mange mennesker har også fysiske symptomer, når de er ved at brænde ud:

• Føler sig overvældet eller udkørt
• Føler sig ude af kontakt med dine følelser og fornemmelser
• Manglende begejstring for ting, der typisk bringer dig glæde
• Mavepine og fordøjelsesproblemer
• Smerter i hovedet
• Ændringer i appetit
• Søvnproblemer, herunder forstyrret søvn eller træthed.

Ud over de symptomer, som kun kan genkendes af den person, der oplever udbrændthed, er der andre tydelige tegn, som kan begynde at vise sig i vores daglige opgaver og arbejdsrelationer:

• Langsommere svartider
• Utålmodighed med anmodninger eller typer af e-mails, som du håndterer regelmæssigt
• Vanskeligheder med at bearbejde ny information
• Flere fejl end normalt, herunder hyppige “dumme” fejl og overskredne deadlines
• Modstand mod forandring (f.eks. nye processer, nye forandringsinitiativer)
• Overvejende negative fortolkninger af andre menneskers kommentarer, adfærd eller handlinger.

Hvad er kognitiv overbelastning? Hvad er udbrændthed?

Kognitiv belastning beskriver, hvor meget af din arbejdshukommelses ressourcer der er i brug. Der findes 3 typer af kognitiv belastning:

1. Intrinsic: Generel indsats forbundet med et specifikt emne. Jo mere kompliceret emnet er, jo større indsats kræver det at behandle det.
2. Uvedkommende: Den måde, information eller emner præsenteres for dig på. Komplicerede, uorganiserede eller tætte materialer/grænseflader kræver mere bearbejdning.
3. Germansk: Den indsats, der er forbundet med at skabe et permanent lager af viden. Det sker via skemaer (en ramme eller et system til behandling af ny information). Hvis man kan omdirigere uvedkommende kræfter til at opbygge skemaer, kan man mindske den kognitive belastning.

Kognitiv overbelastning sker, når vi forsøger at bearbejde mere information, end vores hjerne kan klare. Tilføj nogle stressfaktorer og et super travlt skema, og det bliver værre.

Når du skal træffe beslutninger, vil du måske søge mere information i håb om at kunne træffe bedre beslutninger. Men hvis du befinder dig i en overbelastet situation, kan det faktisk forsinke/forringe din evne til at træffe beslutninger (f.eks. analyseparalyse).

Udbrændthed beskriver en kombination af fysisk, følelsesmæssig og mental udmattelse forårsaget af en længerevarende periode med stress eller en pludselig og kritisk stressbegivenhed, som f.eks. en ændring i helbred, forældreskab, omsorg eller andre livsfaktorer.

Ved udbrændthed er det almindeligt at føle sig afkoblet følelsesmæssigt og interpersonelt. Du vil have manglende interesse, manglende energi, manglende præstationer og føle dig mere kynisk end normalt.

Hvis du ikke gør noget ved det, kan kognitiv overbelastning på arbejdet ikke kun påvirke dit velbefindende, men også teamdynamikken og den samlede produktivitet. Udbrændthed er en alvorlig tilstand, som kan have langsigtede konsekvenser for dit helbred, din karriere og dit team.

Hjernen har brug for nogle hacks for bedre at kunne håndtere information, der kommer ind

Srini Pillay foreslår, at du forestiller dig, at din hjerne har en støvsuger. Hvis den står på standardindstillinger, suger den alle informationer op på sin vej. Ved at finjustere indstillingerne kan du reducere overbelastningen:

1. Indstil feedback fra “global” til “lokal”: Med global feedback reflekterer du over alle tidligere aktiviteter, mens du med lokal feedback reflekterer over det, der lige er sket, og det hjælper dig med at multitaske mere effektivt. Når du har travlt, kan du tage en kort “unfocus”-pause, hvor du blot evaluerer, hvordan den sidste opgave gik, og hvordan den kan relateres til den næste opgave. Undgå at tænke på hele dagen.
2. Sæt et filter på beholderen. Korttidshukommelsen har grænser. Når information, du ikke behøver at huske, optager plads, er det en distraktion. TMI er reaktiv filtrering, som sender en besked til din hjerne om ikke at absorbere det, du lige har hørt. Med proaktiv filtrering forbereder du din hjerne på at ignorere i stedet for at vente på, at TMI rammer. For eksempel ved at slå notifikationer fra eller styre din indbakke.
3. Tænd for blenderen. Du kan skabe plads i din hjerne ved at forbinde ideer, som hjælper dig med at håndtere mere information. Når du er fokuseret, er din hjerne i opsamlings- og ikke forbindelsestilstand. Når du fjerner fokus, aktiveres din hjernes forbindelseskredsløb. Det er derfor, det kan være så nyttigt at træde et skridt tilbage eller gå en tur; det fremmer forbindelsestilstanden.
4. Glem det med vilje. Der er ting, vi ikke kan glemme, f.eks. en irettesættelse, eller hvis man har dummet sig. Når vi bliver ældre, holder vi længere på tingene, og vi bliver dårligere til bevidst at glemme. Du kan øve dig ved at tænde for din yndlingsmusik eller slå dit yndlingsbillede op, så snart den besværlige erindring begynder at dukke op.
5. Få ny energi. Når din krop mangler energi, vil din hjerne også lide. Motion, yoga og andre energigivende aktiviteter giver din hjerne en pause. Hvis du indbygger tid i din dag til at få tankerne væk fra dit arbejde, vil det hjælpe med at forynge din hjerne.

Nogle årsager til kognitiv overbelastning og udbrændthed

Selv om de er beslægtede, er årsagerne til kognitiv overbelastning og udbrændthed af noget forskellig karakter. Og man kan godt have det ene uden det andet.

Kognitiv overbelastning kan være forårsaget af:

1. Distraktioner. Du kan blive distraheret af både arbejde og privatliv. Ting som støj, afbrydelser, personlige stressfaktorer, hyppige meddelelser eller endda aktuelle begivenheder kan alle være distraktioner. For nogle påvirker åbne kontorlandskaber også koncentrationen.
2. Information overalt, hele tiden. E-mails, spørgsmål, anmodninger, data, diagrammer, rapporter – det er en masse input, og det stopper aldrig. Det kan blive svært at sortere, hvad der er relevant, og svært at fastholde de oplysninger, der er nødvendige for at træffe gode beslutninger.
3. Mangel på klarhed. Uklare mål eller forventninger kan overvælde dig, især når du i forvejen har travlt. Du skal bruge mental energi på at finde ud af, hvad der skal gøres. Tænk på det som mental friktion.
4. Multitasking og skift af opgaver. Nogle gange har vi ikke noget valg, men multitasking og opgaveskift resulterer ofte i kognitiv belastning. Den energi, vi bruger på at re-fokusere, kan påvirke effektiviteten og produktiviteten.
5. Vedvarende opmærksomhed. På den anden side bruger du konstant mental energi uden at lade op under opgaver eller arbejdsblokke, der kræver vedvarende opmærksomhed og koncentration uden pauser.
6. Arbejdsbyrde. Stramme deadlines, høje forventninger og en stor arbejdsbyrde kan få medarbejderne til at føle sig bagud hele tiden. Dit ønske om at levere kvalitetsarbejde og holde et stærkt fokus på, hvad der skal gøres, vil skabe mere kognitiv stress.

Specifikt i en arbejdssituation kan nogle årsager til udbrændthed være:

1. Træthed ved forandring. To typer forandringstræthed kan bidrage til udbrændthed: kontinuerlige ændringer i flere aspekter af dit job eller flere ændringer i ét område, som du er meget engageret i. I begge tilfælde vil din evne til at håndtere forandringerne falde over tid og påvirke, hvor engageret du føler dig.
2. Utilstrækkelig belønning/manglende anerkendelse. Hvis du yder en indsats, og der ikke er tilstrækkelig belønning eller anerkendelse, har du lavere tolerance over for andre faktorer, der påvirker dine arbejdsforhold. Tilstrækkelige frustrationer kan føre til udbrændthed.
3. Mangel på kontrol. Hvis du føler dig magtesløs over din arbejdsplan, dine opgaver eller dit miljø, kan det bidrage til udbrændthed. Nogle eksempler: hvis du ikke er involveret i beslutninger, der påvirker din rolle; flere teams har et vist ejerskab over fælles resultater uden klare opgaver; mikroledere.
4. Forventninger til jobbet. Ikke at vide, hvad der forventes af dig, kan skabe angst og reducere arbejdsglæden. Overvældende forventninger vil også øge stress og angst, og de kan komme fra krævende ledere eller uventede situationer som f.eks. at en vigtig kollega rejser, og du skal tage over.
5. Værdier. Nogle gange stemmer dine personlige værdier ikke overens med din nærmeste leders, dit teams eller din virksomheds. Det kan få dig til at føle dig splittet og afkoblet fra dit arbejde. Det bliver især svært, hvis der er grunde til, at du ikke kan skifte job eller ændre situationen.
6. Arbejdsrelationer. Hvis du føler dig udelukket af kolleger, oplever konflikter på arbejdet eller ikke har psykologisk sikkerhed, vil du have en lavere kapacitet til at håndtere stressfaktorer.
7. Balance mellem arbejde og privatliv. Din tid og energi er begrænset, og når det forventes, at du skal give mere i enten arbejdet eller livet over en længere periode, er der større sandsynlighed for udbrændthed.
8. Arbejdsbyrde. Konstant høje krav og lange arbejdstider kan føre til kronisk stress og udbrændthed.

Forebyggelse af udbrændthed

Her er nogle forebyggende eller proaktive foranstaltninger, man kan tage for at reducere overbelastning og afværge udbrændthed:

1. Pas på dit fysiske og mentale helbred. Så meget handler om regelmæssig motion, god kost, nok søvn, pauser og et sundt støttesystem for dig. Desværre giver folk afkald på de tre første, når de får travlt; når tingene er overvældende, afbryder folk forbindelsen til deres personlige og arbejdsmæssige støtte. Gør omsorg til en adfærd, der er svær at bryde.
2. Forbedre dine færdigheder inden for projektledelse. Det er nu, du skal etablere en god projektledelsespraksis, og ikke når overbelastningen rammer. Det inkluderer at sikre, at du har klare retningslinjer for dine prioriteter, så du kan udøve god dømmekraft om, hvad der har brug for din opmærksomhed, hvad der kan uddelegeres, hvad der kan udskydes og så videre.
3. Forbedre dine evner til at styre din tid. Der findes mange teknikker og modeller for, hvordan man styrer sin tid. At have en god proces på plads kan hjælpe med at fjerne nogle af de faktorer, der fører til kognitiv overbelastning og udbrændthed. Enhver god tilgang skal indeholde tid til at tage en pause.
4. Begræns/begræns opgaver med høj koncentration. Overbelast ikke din dag med anstrengende opgaver eller lange perioder, der kræver stor koncentration. Prøv at begrænse det til højst fire timer om dagen.
5. Gennemgå og strømline informationskanalerne. Du bør have en vis kontrol over, hvor meget information du får, og hvornår du får den, så tænk over, hvordan du kan forbedre flowet. Få f.eks. dit team til at reducere antallet af kommunikationskanaler, skærp retningslinjerne for, hvornår du skal bruge hvilken kanal, eller reducer/gruppér notifikationer.
6. Søg støtte til bedre balance. Det kan involvere din familie, din leder eller andre støttepersoner. Der kan være måder, hvorpå de kan hjælpe dig med at skabe en bedre balance mellem arbejde og privatliv, hvilket vil øge din evne til at håndtere begge dele.
7. Tal om det, og bed om hjælp. For mange af os er det svært. Men hvis man erkender symptomerne på overbelastning og udbrændthed tidligt og taler med nogen om det, kan det i sig selv reducere overbelastningen.

At tage fat på det

Hvis du oplever flere symptomer på overbelastning eller udbrændthed, er der nogle ting, du kan gøre. Især med udbrændthed er det vigtigt, at du ikke udskyder det.

1. Træd et skridt tilbage for at evaluere. Selv om du føler, at du ikke har tid, så tag et skridt tilbage for at evaluere din arbejdsbyrde og identificere de stressfaktorer/udfordringer, der påvirker din produktivitet. Kortlæg dem, eller skriv dem ned, så du kan se dem. Skriv derefter specifikke handlinger ned, som du kan tage for at løse dem. Handlingerne kan omfatte dem, der er nævnt i afsnittet “forebyg”.
2. Giv dig selv lidt omsorg. Alle trækker stikket ud på deres egen måde, så at tage sig tid til sig selv vil se forskelligt ud fra person til person. Nøglen er ikke at forfalde til skadelig adfærd for at kompensere, som f.eks. at spise for meget.
3. Tal med din leder. Del din situation med dem, tal om bekymringer og muligheder, og bed om deres input. De kan måske afklare dine prioriteter og give dig en realistisk prognose for, hvad der kommer til at ske. I nogle tilfælde kan du se på jobs, der passer bedre til dig.
4. Søg medicinsk/professionel rådgivning. Hvis udbrændtheden er alvorlig, kan det føre til depression, angst og kronisk stress. Det er vigtigt at søge medicinsk/professionel rådgivning – din virksomhed har måske et EAP (Employee Assistance Program), der kan hjælpe dig med ressourcer.